仕事が一段落したのでまずはMacのデータの整理・整頓をすることにした。よく「整理・整頓」と言うが「整理」と「整頓」両者の違いを明快に理解している人は意外と少ない。以前働いていた会社でも安全衛生会議という報告だけの会議があり、その中で4S活動だか5S活動だかそういうのがあった。Sとは整理、整頓、清掃、清潔、躾けらしい。「躾け」とはまたずいぶん子供扱いだがこの手のことを会社でやっている人たちは所詮その程度だから文句を言っても始まらない。それよりそもそも整理と整頓の違いすら誰ひとりわかっていないのがどうにもだった。この両者には明確な違いがある。整理とは必要・不要を判断し不要なものを処分することを指す。整頓とは残った必要なものをあるべき所に戻すことを指す。とかなりはっきりと意味の違いがある。報告ばかりの意味の無い会議ををしている連中はそいうことはどうでも良く、つまり本質なんかより、決めたことをちゃんとやってますという、いわば「手続き」、「パフォーマンス」が大切だったのだろう。
さて、くだらない話はこのくらいにして、本質的な話に戻ろう。私がこの「整理」と「整頓」の違いに拘るのには理由がある。片付けの際、たとえば引き出しのなかをきちんとしたいとき、この「整理」と「整頓」を同時にすることも多い。不要なものを捨てながら必要なものをあるべきところに置いていく。それはそれで良いのだが、たとえば一旦引き出しの中の物をテーブルの上にひっくりかして片付けるようなときは整理と整頓を分けて考えた方がよいことも多い。片付けの苦手な人は私が見ているといつも同じように片付けをしていて、数週間で元の木阿弥になっている。これは引き出しでも本棚でもパソコンのデータでもなんでもみんな同じで、整理を始めにしないので絶対量が減りにくく、それですぐにまたごちゃごちゃになる。整理は本来「必要なもの」と「不要なもの」の2分化だが、私は少し違うと思っている。この2つに加えて「ここにあった方が本当によいか」を考える。これは本来「整頓」の範疇であるがあえて整理と考え「整頓」の前に済ませておく。たとえばどこか別の場所の方がよいまたは別の場所でもかまわないものを一旦ダンボール箱の中にでも仮置きし、残ったものを整頓する。圧倒的に量が減るが空いたスペースはそのままにしていてもかまわない、むしろそのまま空けておく方がよい。このように片付けるとすぐに又ごちゃごちゃとはなりにくい。そしてこれがすごく大切なことなのだが、元の木阿弥にならないので、片付けがイヤにはならない。好きになる。好きなら楽しめる。
パソコンのデータも全く同じ。
私の場合次のように考えている。私の仕事では受注物件は短期のものは数日から長いものは数ヶ月以上におよぶこともある。データ量も業務期間に比例して増えることが多い。データはあとで「あれはどこかしら?」とならないことが重要で、そのためには一般的つまり原則としてのルールをしっかり決めておくのが基本となる。つまり案件の短期長期にかかわらず、またデータ量の大小にかかわらずルール通りに整理し整頓する習慣である。もちろんストレージの不意の不具合に対処するためのバックアップは常識であるが、ここでは省く。
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| ディスクアイコンとプロジェクトフォルダー |
よくデスクトップにフォルダをつくってそこで作業して、ある程度目処がついたらストレージに整理整頓して収納するという人を見かけるがこの方法はダメである。こういう人たちにオンゴーイングプロジェクトの何々のデータをくださいといっても100%すぐには出てこない。仮に出てきたとしてもリンク切れがあって使えなかったりする。何々というリンク画像のデータがないのだけど、と聞くと、ちょっと待ってくださいといってファイルをさがすのではなく、わざわざイラレを開いてリンク画像の場所を調べてそれから、となる。つまりデータの所在が決まっていないのである。そして数分待たされる。やっと出てきたら次にまたリンク切れがあって、と。時間のムダもいいところだ。で2つ3つリンク切れでえーとえーととやっていると、「すみません、あとできちんと整理してサーバに入れておきます」となる。もう10分くらい経っている。そういう時間は何も生み出さないムダな時間だ。おそらく1つずつイラストレーターのデータを開きながらリンク画像がどこにあるか調べながら整頓しそしてイラストレーターでリンクを変更して・・・と何時間もかけてムダな作業をすることになるだろう。
またデスクトップに100個もアイコンが並んでいるなんてのもダメだ。ウィンドーズの人に多い。たいてい「えーとえーとどこだっけな」となる。部外者を含めた会議などでそんなPCをプロジェクターにつないでみんなにデスクトップを披露するなんて情報管理的に??だ。いいのか、それ?。だがそういう人は結構多い。デスクトップにセンスの悪い壁紙を使い、アイコンがうじゃうじゃなんて見せられているこちらだって会議が始まる前から気分が悪い。シンプルにすっきりできないのかなぁ、と思う。さらにそういう人はノートパソコンのバッテリーが少なくなって会議やプレゼンの途中でバッテリーが怪しくなったりする。
さて、ファイルだがきちんと整頓すれば、目をつぶってもその在処がわかるようになる。つまり「探す」にかかる時間をミニマイズできるのである。これはコンピュータに限らず工具や文房具などでも全く変わらない。そしてこれがとても重要なポイントなのだが、整頓に要する時間は探している時間の総和より遙かに少ないのである。
さて、では私がどうして改めて、今データ整理整頓が必要なのかといえば、理由は大きく2つある。1つは上記の基本ルールではうまく整頓できない案件の対応である。例えば冊子とポスターパネルを同時期に受注した場合など、私は冊子は冊子、ポスターパネルはポスターパネルと入口で分けている。もしこういう分け方をせず商品ごとに分類してあれば簡単なのだが理由があってそうしていない。なのでちょっと面倒だ。コンテンツは同じものを使用しているが解像度設定は当然異なる。ただし両者の紐付けは必要だ。他にも写真の元データや3D-CGのモデリングデータはどちらに属するのが良いかなどなど、これらの分類はどうしてもイレギュラーになり、これを後日「オリジナルはどこ?」とならないよう整頓するのはなかなかむずかしい。なので全て終わってからどうするかな、と考えることになる。
もう一つは、今回制作したコンテンツの中から部品としてライブラリーに登録し、今後の仕事の材料とする作業だ。これ、地味に重要なことで、このライブラリーの充実が仕事の能率化に大きく関わってくるからである。ライブラリーに登録するには次回以降使いやすいようにある程度手を入れる必要がある。だから仕事が一段落するまではできない。それを手が空いた今まとめて片付ける。
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ライブラリーの一部、これは建設機械 |
その後、ふとこれを機にストレージを大容量のものに入れ替えることにした。ただしメインのMacではなくサブのMacの方である。サブのMacは現在、8テラが2台、4テラが4台の合計6台の外付けハードディスクがつながっている。これを12テラ2台に置き換える。12テラのハードディスクはヨドバシに注文したら翌日に届いた。現在データの移植中。その他いろいろと変更し、この作業に3日間ほどかける予定。どうして3日もかかるかというとデータ量が多いので移動に時間がかかるからで、1テラバイトの移動に2時間くらいかかる。単純に新しい大容量ディスクにまとめるだけなら一晩で終わるが、そのほかあれこれ整頓するとなると何日もかかる。まあこれは仕方がない。仕事の片手間でのんびり片付ければいい。ついでにコンピューターラックの掃除もしよう。















































